Chào các anh chị em kế toán,
Trong công việc hàng ngày của chúng ta, có lẽ không tài khoản chi phí nào lại "thân thương" và đa dạng như Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh. Đây là nơi tập hợp hầu hết các chi phí vận hành chung của doanh nghiệp. Đặc biệt với Thông tư 133 dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, tài khoản này đã được gộp chung cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý, khiến nó trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Hôm nay, hãy cùng tôi đi sâu vào cách sử dụng tài khoản này một cách chuẩn xác và hiệu quả nhất nhé! 🏢
1. Chi phí nào sẽ được "điểm danh" vào Tài khoản 642?
Hiểu một cách đơn giản, TK 642 là "ngôi nhà chung" của tất cả các chi phí phát sinh liên quan đến việc quản lý, điều hành và tiêu thụ sản phẩm trong toàn bộ doanh nghiệp mà không thể tính trực tiếp vào giá vốn hay chi phí sản xuất. Theo Thông tư 133, các khoản chi phí tiêu biểu gồm:
- Chi phí nhân viên: Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) của toàn bộ nhân viên các bộ phận: bán hàng, marketing, quản lý, kế toán, nhân sự...
- Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ: Giá trị văn phòng phẩm, vật liệu dùng cho đóng gói, sửa chữa... và công cụ dụng cụ phục vụ cho việc quản lý và bán hàng.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Chi phí khấu hao của các TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp như nhà cửa, văn phòng, máy tính, phương tiện vận tải...
- Thuế, phí và lệ phí: Các khoản như thuế môn bài, thuế nhà đất, và các khoản phí, lệ phí khác.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, nước, điện thoại, internet, thuê văn phòng, chi phí quảng cáo, hoa hồng cho đại lý, chi phí vận chuyển hàng đi bán...
- Chi phí bằng tiền khác: Các chi phí như chi phí tiếp khách, hội nghị, công tác phí, chi phí cho các chương trình khuyến mãi...
Mẹo nhỏ: Để dễ phân biệt, hãy tự hỏi: "Chi phí này có trực tiếp tạo ra sản phẩm không?". Nếu không, khả năng cao nó sẽ thuộc về TK 642.
2. Kết cấu của Tài khoản 642
Là một tài khoản chi phí, kết cấu của TK 642 rất đơn giản và dễ nhớ:
| Bên Nợ | Bên Có |
|---|---|
| Tập hợp toàn bộ các chi phí quản lý kinh doanh thực tế phát sinh trong kỳ. |
|
| Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ. | |
3. Hướng dẫn hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu
Đây là phần thực hành quan trọng nhất. Chúng ta sẽ đi qua các nghiệp vụ thường gặp nhất trong tháng.
3.1. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên
Cuối tháng, khi tính lương cho bộ phận văn phòng và bộ phận bán hàng:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh
Có TK 334 - Phải trả người lao động (Tổng lương)
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386 - Phần doanh nghiệp chịu)
3.2. Hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài (Điện, nước, internet, thuê văn phòng...)
Khi nhận được hóa đơn tiền điện, nước, cước viễn thông... cho văn phòng công ty:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh (Giá chưa thuế)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331,... (Tùy hình thức thanh toán)
3.3. Hạch toán chi phí công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm
Khi mua văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ giá trị nhỏ dùng ngay cho bộ phận quản lý, bán hàng:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331,...
3.4. Trích khấu hao tài sản cố định
Định kỳ hàng tháng, kế toán trích khấu hao TSCĐ dùng cho mục đích quản lý và bán hàng (máy tính văn phòng, xe ô tô của giám đốc, showroom...):
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh
Có TK 214 - Hao mòn tài sản cố định
3.5. Hạch toán chi phí công tác, tiếp khách, quảng cáo
Khi nhân viên đi công tác về và quyết toán tạm ứng, hoặc khi thanh toán chi phí tiếp khách, quảng cáo có hóa đơn hợp lệ:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331, 141...
4. Bút toán "chốt sổ" cuối kỳ
Vào cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm), sau khi đã tập hợp hết chi phí, kế toán phải thực hiện bút toán kết chuyển để "dọn dẹp" tài khoản 642 và chuyển toàn bộ chi phí sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh.
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh (Toàn bộ số phát sinh Nợ trong kỳ)
Lời kết
Việc hạch toán chính xác Tài khoản 642 là cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Chìa khóa ở đây là bạn phải phân loại đúng các khoản chi phí và quan trọng nhất là phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ. Với việc gộp chung chi phí theo Thông tư 133, công việc của chúng ta đã gọn nhẹ hơn, nhưng vẫn đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác.
Hy vọng rằng bài hướng dẫn này sẽ giúp công việc của bạn trở nên suôn sẻ hơn. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, đừng ngần ngại trao đổi nhé!