Chào các anh chị em kế toán,
Hôm nay chúng ta sẽ nói về một tài khoản khá đặc biệt, một "người bạn thầm lặng" trong hệ thống tài khoản theo Thông tư 133: đó là Tài khoản 003. Nhiều bạn mới vào nghề có thể thấy nó hơi lạ lẫm vì nó không xuất hiện trên Bảng cân đối kế toán. Vậy nó dùng để làm gì và hạch toán ra sao? Đừng lo, hãy xem nó như một công cụ quản lý và tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng nó một cách đơn giản nhất! 📦
1. Tài khoản 003 là gì và tại sao nó lại "ngoài bảng"?
Trước hết, bạn cần nhớ điều quan trọng nhất: TK 003 là tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. Điều này có nghĩa là nó không phản ánh tài sản hay nợ phải trả của công ty bạn. Nó chỉ đơn thuần là một công cụ để theo dõi giá trị của một loại hàng hóa đặc biệt mà chúng ta đang "cầm hộ".
Cụ thể, TK 003 có tên đầy đủ là “Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược”. Bạn sẽ dùng đến nó khi:
- Công ty bạn nhận một lô hàng của một đối tác khác để bán hộ và hưởng hoa hồng (nghiệp vụ nhận bán hộ, ký gửi).
- Công ty bạn giữ hộ hàng hóa cho một đơn vị khác.
Vì hàng hóa này không thuộc sở hữu của công ty bạn, chúng ta không thể ghi nhận nó vào các tài khoản hàng tồn kho như 156. Thay vào đó, chúng ta theo dõi nó trên TK 003 để quản lý về mặt số lượng, giá trị và có trách nhiệm với đối tác.
2. Cách ghi chép Tài khoản 003: Cực kỳ đơn giản!
Vì là tài khoản ngoài bảng, cách hạch toán của nó cũng rất trực quan, không phức tạp như các tài khoản trong bảng. Bạn chỉ cần nhớ:
| NHẬP (Ghi Nợ TK 003) | XUẤT (Ghi Có TK 003) |
|---|---|
| Khi bạn nhận hàng về kho để bán hộ, ký gửi. |
|
Số dư cuối kỳ của TK 003 chính là tổng giá trị của lượng hàng nhận bán hộ mà vẫn còn tồn trong kho của bạn.
3. Hướng dẫn hạch toán từng bước nghiệp vụ nhận bán hộ
Giờ chúng ta hãy đi vào một ví dụ thực tế để xem tài khoản này vận hành như thế nào nhé.
Tình huống: Công ty A của bạn ký hợp đồng nhận bán hộ một lô hàng điện tử cho Công ty B. Giá trị lô hàng là 100.000.000 VNĐ. Hoa hồng được hưởng là 10% trên giá bán chưa VAT. Giá bán ra chưa VAT của cả lô hàng là 120.000.000 VNĐ.
Bước 1: Khi nhận hàng từ Công ty B về nhập kho
Kế toán lập Phiếu nhập kho (ghi rõ là hàng nhận bán hộ) và đồng thời ghi sổ chi tiết tài khoản ngoài bảng:
Nợ TK 003: 100.000.000 (Ghi theo giá gốc mà bên B giao)
Lúc này, trên sổ sách của bạn chưa phát sinh bất kỳ khoản công nợ hay doanh thu nào cả. Bút toán này chỉ đơn giản là một ghi nhận "tôi đang giữ 100 triệu tiền hàng của ông B".
Bước 2: Khi bán được hàng cho khách hàng cuối cùng
Giả sử bạn bán hết lô hàng này và thu bằng tiền gửi ngân hàng. Đây là lúc cần xử lý phức tạp hơn một chút, bao gồm 2 công việc:
a) Ghi giảm lượng hàng đã bán ra khỏi tài khoản theo dõi:
Có TK 003: 100.000.000
b) Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và hoa hồng trên các tài khoản trong bảng:
Kế toán lập hóa đơn GTGT cho khách hàng và hạch toán số tiền phải trả cho bên B, đồng thời ghi nhận doanh thu hoa hồng của mình.
Nợ TK 112: 132.000.000 (Tổng tiền thu được từ khách, bao gồm 120tr tiền hàng và 12tr tiền VAT)
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (Công ty B): 120.000.000 (Số tiền phải trả lại cho bên B)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng: 12.000.000 (Doanh thu hoa hồng = 10% * 120.000.000)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp: 1.200.000 (VAT đầu ra của phần hoa hồng)
Lưu ý: Khi bạn trả tiền cho Công ty B, bạn sẽ hạch toán Nợ TK 331 / Có TK 112.
Bước 3: Nếu không bán hết và trả lại hàng cho Công ty B
Giả sử cuối hợp đồng vẫn còn tồn 20.000.000 VNĐ tiền hàng. Bạn làm thủ tục xuất kho trả lại cho Công ty B.
Có TK 003: 20.000.000
Thao tác này cũng chỉ là một bút toán ngoài bảng để ghi nhận việc bạn không còn giữ số hàng này nữa.
Lời kết
Như vậy, bạn có thể thấy Tài khoản 003 không hề khó. Nó giống như một cuốn sổ tay riêng của kế toán để quản lý hàng hóa không thuộc sở hữu của công ty. Điều quan trọng nhất là bạn phải tổ chức theo dõi, quản lý kho bãi riêng biệt cho loại hàng này để tránh nhầm lẫn với hàng tồn kho của chính doanh nghiệp.
Hy vọng qua bài hướng dẫn này, các bạn đã tự tin hơn khi gặp các nghiệp vụ liên quan đến hàng nhận bán hộ. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại để lại bình luận nhé!