Chào các bạn đồng nghiệp thân mến,
Trong hành trình làm kế toán, chúng ta quen thuộc với các tài khoản trong bảng cân đối kế toán. Nhưng có một nhóm tài khoản đặc biệt, hoạt động "thầm lặng" ở phía sau, đó là các tài khoản ngoài bảng. Hôm nay, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về một trong những tài khoản phổ biến nhất nhóm này: Tài khoản 001 – Tài sản thuê ngoài. Làm thế nào để theo dõi những tài sản mình đang dùng nhưng không thuộc sở hữu công ty? Câu trả lời nằm ngay đây! 🏢
1. Tài khoản 001 sinh ra để làm gì?
Trước hết, bạn cần nhớ một điều quan trọng nhất: TK 001 là tài khoản NGOÀI BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN. Điều này có nghĩa là nó không phản ánh tài sản, nợ phải trả hay vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp. Nó không tuân theo nguyên tắc Nợ - Có thông thường.
Vậy vai trò của nó là gì?
Rất đơn giản: TK 001 là một công cụ quản lý. Nó giống như một cuốn sổ tay ghi nhớ giúp doanh nghiệp theo dõi giá trị của những tài sản đi thuê đang được sử dụng để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc này đảm bảo rằng chúng ta không "bỏ quên" hay làm mất mát, hư hỏng những tài sản không phải của mình.
Các tài sản thường được theo dõi trên TK 001 bao gồm:
- Văn phòng, nhà xưởng đi thuê.
- Máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải đi thuê (thuê hoạt động).
- Các tài sản cố định khác đi thuê.
Nguyên tắc vàng: Giá trị ghi vào TK 001 là giá trị của tài sản được xác định trong hợp đồng thuê. Nếu hợp đồng không ghi rõ, bạn sẽ ghi theo giá trị ước tính hợp lý.
2. Cách ghi chép "kỳ lạ" của Tài khoản 001
Vì là tài khoản ngoài bảng, TK 001 không dùng "Nợ" và "Có". Thay vào đó, nó sử dụng hai thuật ngữ đơn giản hơn rất nhiều:
- NHẬP: Dùng để ghi TĂNG giá trị tài sản thuê ngoài khi doanh nghiệp nhận tài sản về sử dụng.
- XUẤT: Dùng để ghi GIẢM giá trị tài sản thuê ngoài khi doanh nghiệp trả lại tài sản khi hết hợp đồng thuê.
Số dư cuối kỳ của TK 001 sẽ phản ánh tổng giá trị các tài sản mà doanh nghiệp đang thuê và sử dụng tại thời điểm báo cáo.
3. Hướng dẫn hạch toán trong thực tế
Đây là phần bạn cần chú ý nhất. Chúng ta sẽ đi qua vòng đời của một tài sản thuê.
Bước 1: Khi nhận tài sản đi thuê
Khi công ty bạn ký hợp đồng thuê một chiếc máy photocopy trong 2 năm và nhận máy về sử dụng. Giá trị của chiếc máy được ghi trong hợp đồng là 80.000.000 VNĐ. Ngay tại thời điểm nhận máy, kế toán sẽ mở sổ theo dõi tài khoản ngoài bảng và ghi:
NHẬP TK 001: 80.000.000 VNĐ
Chỉ một bút toán đơn giản vậy thôi! Bút toán này không ảnh hưởng gì đến Bảng cân đối kế toán hay Báo cáo kết quả kinh doanh cả.
Bước 2: Hàng tháng, khi thanh toán tiền thuê
Đây là lúc nhiều bạn hay nhầm lẫn. Khoản tiền thuê phải trả hàng tháng (ví dụ: 3.000.000 VNĐ) là một khoản CHI PHÍ phục vụ hoạt động kinh doanh. Khoản chi phí này sẽ được hạch toán vào các tài khoản trong bảng như bình thường, không liên quan gì đến TK 001 nữa.
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh: 3.000.000
Có TK 111, 112, 331,... : 3.000.000
Như vậy, bạn thấy rõ sự tách biệt: TK 001 để quản lý tài sản, còn TK 642 để ghi nhận chi phí thuê.
Bước 3: Khi hết hợp đồng, trả lại tài sản
Sau 2 năm, hợp đồng kết thúc, công ty bạn trả lại chiếc máy photocopy cho bên cho thuê. Lúc này, kế toán sẽ làm bút toán ngược lại với lúc nhận để xóa sổ tài sản này khỏi danh sách theo dõi:
XUẤT TK 001: 80.000.000 VNĐ
Sau bút toán này, số dư TK 001 đối với chiếc máy photocopy này sẽ bằng 0. Nhiệm vụ quản lý đã hoàn thành!
Lời kết
Tài khoản 001 tuy không phức tạp về mặt hạch toán nhưng lại có vai trò rất quan trọng trong việc quản trị tài sản của doanh nghiệp. Nó đảm bảo rằng mọi tài sản, dù là sở hữu hay không sở hữu, đều nằm trong tầm kiểm soát của ban lãnh đạo. Chỉ cần nhớ nguyên tắc "Nhập khi nhận, Xuất khi trả" và tách biệt nó với chi phí thuê hàng tháng là bạn đã hoàn toàn làm chủ được tài khoản này rồi.
Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Chúc các bạn thành công!