Chào các bạn đồng nghiệp,
Khi nói về kế toán ngoại tệ, chúng ta thường nghĩ ngay đến TK 1112, 1122 với những tỷ giá phức tạp. Nhưng có một "nhân vật thầm lặng" khác đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc quản lý ngoại tệ tiền mặt, đó là Tài khoản 007 – Ngoại tệ các loại. Đây là một tài khoản khá đặc biệt, không giống với các tài khoản thông thường. Hôm nay, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cách sử dụng tài khoản này một cách chính xác và hiệu quả nhất nhé! 🕵️♂️
1. Tại Sao Lại Có Tài Khoản "Đầu 0"? Nó Có Gì Đặc Biệt?
Điều đầu tiên và quan trọng nhất bạn cần nhớ: Tất cả các tài khoản có số hiệu bắt đầu bằng số "0" (như 001, 002, 007...) đều là TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN.
"Ngoài bảng" nghĩa là gì?
- Nó KHÔNG tham gia vào phương trình kế toán cơ bản: TÀI SẢN = NỢ PHẢI TRẢ + VỐN CHỦ SỞ HỮU.
- Nó KHÔNG có các bút toán định khoản đối ứng Nợ - Có với các tài khoản trong bảng (từ loại 1 đến loại 9).
- Mục đích của nó thuần túy là để THEO DÕI và QUẢN LÝ một đối tượng cụ thể nào đó mà thôi.
Bạn có thể hình dung TK 007 giống như một cuốn sổ tay riêng của thủ quỹ, ghi chép lại chính xác từng tờ ngoại tệ nhập vào, xuất ra khỏi két sắt, trong khi sổ sách kế toán chính (TK 1112) chỉ quan tâm đến giá trị quy đổi ra VNĐ của chúng.
2. Mục Đích Sử Dụng Của Tài Khoản 007 Là Gì?
Mục đích duy nhất của TK 007 là phản ánh số lượng hiện có và tình hình biến động của từng loại ngoại tệ đang được giữ tại quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.
Trong khi TK 1112 (Tiền mặt bằng ngoại tệ) cho bạn biết bạn đang có bao nhiêu tiền VNĐ tương đương từ lượng ngoại tệ đó, thì TK 007 sẽ cho bạn biết chính xác bạn đang có bao nhiêu USD, EUR, JPY... trong két.
Ví dụ: Nhìn vào Bảng cân đối kế toán, bạn thấy Dư Nợ TK 1112 là 25.000.000 VNĐ. Con số này không cho bạn biết bạn đang giữ 1.000 USD (tỷ giá 25.000) hay 950 USD (tỷ giá ~26.315). Nhưng khi nhìn vào sổ chi tiết TK 007, bạn sẽ thấy rõ: "Tồn: 1.000 USD". Đây chính là giá trị của nó trong quản lý.
3. Cách Ghi Chép Tài Khoản 007 (Không Phải Nợ - Có!)
Vì là tài khoản ngoài bảng, chúng ta không dùng thuật ngữ "Nợ - Có". Thay vào đó, chúng ta sẽ ghi chép theo phương pháp nhập - xuất - tồn.
| Bên NHẬP | Bên XUẤT |
|---|---|
| Phản ánh số ngoại tệ tiền mặt tăng lên tại quỹ khi thu vào hoặc rút từ ngân hàng về. | Phản ánh số ngoại tệ tiền mặt giảm đi tại quỹ khi chi ra hoặc nộp vào ngân hàng. |
| Số dư (Tồn): Phản ánh số lượng ngoại tệ thực tế còn lại trong quỹ tiền mặt. | |
4. Ví Dụ Thực Tế Cho Dễ Hình Dung
Hãy xem cách TK 007 hoạt động song song với các tài khoản trong bảng như thế nào nhé.
Nghiệp vụ 1: Ngày 27/08/2025, công ty rút 2.000 USD từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt. Tỷ giá mua chuyển khoản của ngân hàng là 25.400 VNĐ/USD.
- Hạch toán trên sổ kế toán chính (trong bảng): Ghi nhận giá trị VNĐ tương đương.
Nợ TK 1112: 50.800.000 (2.000 * 25.400)
Có TK 1122: 50.800.000
- Ghi sổ Tài khoản 007 (ngoài bảng): Chỉ ghi nhận số lượng nguyên tệ.
NHẬP TK 007: 2.000 USD
Nghiệp vụ 2: Ngày 28/08/2025, dùng 500 USD tiền mặt để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp A. Tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1112 là 25.400 VNĐ/USD.
- Hạch toán trên sổ kế toán chính (trong bảng):
Nợ TK 331 (Nhà cung cấp A): 12.700.000 (500 * 25.400)
Có TK 1112: 12.700.000
- Ghi sổ Tài khoản 007 (ngoài bảng):
XUẤT TK 007: 500 USD
Kết quả cuối ngày 28/08/2025:
- Dư Nợ TK 1112 = 50.800.000 - 12.700.000 = 38.100.000 VNĐ.
- Số dư TK 007 = 2.000 (nhập) - 500 (xuất) = 1.500 USD.
Khi thủ quỹ kiểm kê két sắt, số tiền USD đếm được phải khớp chính xác với con số 1.500 USD này.
Lời Kết
Tuy chỉ là một tài khoản ngoài bảng, Tài khoản 007 lại là công cụ không thể thiếu để quản lý ngoại tệ tiền mặt một cách chính xác và minh bạch. Nó giúp kế toán và thủ quỹ đối chiếu, kiểm soát lượng ngoại tệ vật chất, tránh thất thoát và đảm bảo số liệu trên sổ sách kế toán chính (TK 1112, 1122) có cơ sở thực tế. Đừng bỏ qua tài khoản đơn giản mà hữu ích này trong công việc của bạn nhé!