Chào các bạn đồng nghiệp,
Trong thế giới sổ sách kế toán, có những tài khoản "thầm lặng", không xuất hiện trên Bảng cân đối kế toán nhưng lại giữ vai trò quản lý cực kỳ quan trọng. Tài khoản 002 – Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công chính là một nhân vật như vậy. Nhiều bạn kế toán mới thường bỏ qua hoặc cảm thấy bối rối với các tài khoản đầu 0. Đừng lo, hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau làm sáng tỏ cách sử dụng tài khoản đặc biệt này một cách đơn giản và thực tế nhất! 📦
1. Tài khoản 002 là gì và khi nào cần dùng?
Trước hết, bạn phải nhớ điều quan trọng nhất: TK 002 là TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG. Điều này có nghĩa là nó không ảnh hưởng đến phương trình kế toán Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu. Mục đích duy nhất của nó là để theo dõi và quản lý giá trị của những vật tư, hàng hóa mà doanh nghiệp đang tạm thời giữ nhưng không có quyền sở hữu.
Bạn sẽ cần đến TK 002 trong các trường hợp phổ biến sau:
- Nhận giữ hộ: Khi một đối tác gửi nhờ hàng hóa, vật tư tại kho của bạn. Hàng nằm trong kho của bạn nhưng nó là tài sản của họ.
- Nhận gia công: Khi khách hàng đưa nguyên vật liệu cho bạn để bạn sản xuất, gia công thành sản phẩm hoàn chỉnh rồi trả lại cho họ. Ví dụ: xưởng may nhận vải để may thành quần áo.
- Nhận bán hàng đại lý, ký gửi: Khi bạn nhận hàng của nhà cung cấp để bán hộ và hưởng hoa hồng. Bạn chỉ bán hàng, không sở hữu lô hàng đó.
- Vật tư, thiết bị thuê ngoài: Khi bạn nhận tạm thời vật tư, thiết bị của bên cho thuê để phục vụ sản xuất, thi công.
Chìa khóa để nhớ: Nếu hàng hóa nằm trong phạm vi quản lý của bạn nhưng bạn KHÔNG SỞ HỮU nó, hãy nghĩ ngay đến TK 002!
2. Cách hạch toán Tài khoản 002: Đơn giản hơn bạn nghĩ!
Vì là tài khoản ngoài bảng, chúng ta không dùng thuật ngữ "Nợ" và "Có". Thay vào đó, chúng ta chỉ cần ghi chép đơn giản theo phương pháp ghi đơn:
- Khi nhận hàng về, chúng ta ghi NHẬP TK 002.
- Khi xuất trả hàng đi, chúng ta ghi XUẤT TK 002.
Giá trị để ghi sổ là giá trị được quy định trong hợp đồng, biên bản giao nhận hoặc các chứng từ liên quan do bên gửi cung cấp.
Ví dụ thực tế cho dễ hình dung
Tình huống: Công ty May Mặc An Bình nhận một lô vải trị giá 200.000.000 VNĐ từ Công ty Thời Trang Phong Cách để gia công thành 500 chiếc váy.
1. Khi An Bình nhận vải từ Phong Cách về nhập kho:
Kế toán An Bình sẽ mở sổ theo dõi tài khoản ngoài bảng và ghi:
Ghi NHẬP TK 002: 200.000.000 VNĐ
(Diễn giải: Nhận vải của Công ty Phong Cách để gia công theo hợp đồng số XYZ)
Bút toán này hoàn toàn không ảnh hưởng gì đến các tài khoản trong bảng cân đối như 111, 112, 152, 331...
2. Sau khi gia công xong, An Bình xuất trả 500 chiếc váy thành phẩm cho Phong Cách:
Kế toán An Bình sẽ căn cứ vào biên bản bàn giao thành phẩm để ghi:
Ghi XUẤT TK 002: 200.000.000 VNĐ
(Diễn giải: Xuất trả thành phẩm gia công cho Công ty Phong Cách theo hợp đồng số XYZ)
Lúc này, số dư trên TK 002 liên quan đến hợp đồng này sẽ bằng 0. Doanh nghiệp đã hết trách nhiệm quản lý lô hàng.
Lưu ý: Phí gia công mà An Bình nhận được từ Phong Cách là doanh thu của An Bình. Khoản doanh thu này sẽ được hạch toán bình thường vào các tài khoản trong bảng như Nợ TK 112,131 / Có TK 511, Có TK 3331. Việc này hoàn toàn độc lập với việc theo dõi lô hàng trên TK 002.
Lời kết
Việc hạch toán Tài khoản 002 thực chất là một nghiệp vụ quản lý thay vì nghiệp vụ tài chính. Tuy không phức tạp về mặt kỹ thuật nhưng nó đòi hỏi sự cẩn thận và trách nhiệm cao của người kế toán trong việc theo dõi, bảo quản tài sản của đối tác. Ghi chép đầy đủ, chính xác TK 002 sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro, tranh chấp không đáng có về sau.
Hy vọng qua bài hướng dẫn này, các tài khoản ngoài bảng sẽ không còn là nỗi lo của bạn nữa. Chúc các bạn làm việc hiệu quả!